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Grundlagen – Die Startseite

Die Startseite

Der Asset Hoshi bietet eine aufgeräumte Oberfläche, die intuitiv und einfach zu bedienen ist. Die folgende Übersicht hilft Ihnen dabei verbleibende Fragen zur Bedienung zu beantworten.

Das Hauptmenü

Im Hauptmenü finden Sie die wichtigsten Funktionen, die Ihnen auf jeder Seite des Asset Hoshis zur Verfügung stehen. Sowohl mit dem Logo als auch mit dem Home-Button (jeweils braun eingerahmt) können Sie jederzeit zur Startseite zurückkehren.
Die Lupe bringt Sie zur allgemeinen Suche. Damit können Elemente über alle Ordnergrenzen hinweg gesucht und gefunden werden.
Das rot eingerahmte Zahnrad ist nur sichtbar, wenn Sie eine Administratorrolle im System besitzen. Der Button führt zu den allgemeinen Einstellungen in denen Sie u.A. das Profil des Asset Hoshis anpassen, neue Benutzer erstellen sowie Formulare hinzufügen können.
Direkt rechts neben dem Zahnrad befindet sich der Button, der Sie zu Ihrer Profilseite bringt. Je nach Rolle können Sie hier unterschiedliche Einstellungen vornehmen. Als Owner können Sie die Zahlungsinformationen bearbeiten, ihre Addon-Konfiguration ändern und die E-Mail Einstellungen bearbeiten. Alle Nutzer haben hier die Möglichkeit beispielsweise ihr Passwort zu ändern. Des Weiteren gibt die Profilseite eine Übersicht zu den Rollen, die Sie in den jeweiligen Ordnern inne haben.
Mit dem Standby-Button am rechten Rand des Hauptmenüs können Sie sich abmelden.

Das Ordnermenü

Das Ordnermenü befindet sich auf der Startseite direkt unterhalb des Hauptmenüs. Alle Tabellen und zugehörige Menüs sind im Asset Hoshi einheitlich gehalten. Deshalb dient das Ordnermenü mit seinen Buttons als Beispiel für zahlreiche weitere Menüs im Asset Hoshi.
Der gelb eingerahmte Button mit den drei horizontalen Balken öffnet eine Seitenleiste mit zahlreichen Filteroptionen für die jeweilige Tabelle. (Filter sind ein zusätzlich Addon. Erfahren Sie hier mehr.)
Mit dem grün eingerahmten Button (Plus-Icon) öffnet sich ein Kontextmenü zum Erstellen eines entsprechenden Elementes.
Die drei Punkte (orange eingerahmt) führen zu den erweiterten Aktionen. Befindet sich der Button in der Menüleiste kann damit u.A. der Papierkorb angezeigt, Bilder veröffentlicht oder verschoben werden. Bei Elementen innerhalb einer Tabelle beinhalten die erweiterten Aktionen u.A. das Anzeigen, Bearbeiten und Löschen.

Das Footer Menü

Das Footer Menü lässt sich in drei Bereiche einteilen. Auf der linken Seite befindet sich ein weiteres Kontextmenü (orange eingerahmt). Dieses aktiviert sich sobald ein oder mehrere Einträge einer Tabelle ausgewählt sind. Im Kontextmenü können Sie Aktionen für mehrere Elemente auf einmal durchführen. Unter Anderem können mehrere oder alle Elemente direkt gelöscht werden. Die Checkbox neben dem Kontextmenü erlaubt alle Elemente ab- oder anzuwählen. Möchten Sie nur vereinzelte Elemente auswählen können Sie dies tun, indem sie Strg bzw. cmd gedrückt halten und mit der linken Maustaste darauf klicken.
In der Mitte des Footermenüs können Sie die Anzahl der Elemente einstellen, die auf einer Seite angezeigt werden sollen (25, 50, 100). Mit dem Menü rechts daneben kann die passende Seite ausgewählt werden.
Am rechten Rand des Footermenüs können Sie ablesen, wie viele Elemente insgesamt in der Tabelle enthalten sind und welche Elemente gerade angezeigt werden.


Loslegen als Owner

Als Owner sind Sie verantwortlich für die Verwaltung Ihres Asset Hoshis. Sie besitzen alle Rechte und können Ihren Asset Hoshi beliebig gestalten. Es gibt nur einen Owner im System d.h. Sie sind die einzige Person, der es möglich ist, grundlegende Dinge wie Zahlung oder Addons zu ändern. Die Einstellungen finden Sie direkt auf Ihrer Profilseite.

Ihre Profilseite als Owner
Die Addon Übersicht

In der linken Spalte Ihrer Profilseite finden Sie die entsprechenden Karten, um Zahlungen anzupassen (nicht dargestellt), ihre persönlichen Addons zu ändern oder Ihre E-Mail Einstellungen anzugleichen (jeweils rot eingerahmt). Bei den E-Mail Einstellungen haben Sie die Möglichkeit den regelmäßig erscheinenden Asset Hoshi Newsletter mit allgemeinen Informationen zu erhalten. Darüber hinaus gibt es die Asset Hoshi Produkt Updates, mit denen Sie auf dem Laufenden gehalten werden, welche Neuerungen Ihr System kürzlich erhalten hat. Die beiden Optionen können jederzeit an- und abgewählt werden.
Über den Bearbeiten-Button in der oberen rechten Ecke der Addon-Karte gelangen Sie zur Addon Übersicht. Hier sind alle Addons mit einer kurzen Beschreibung aufgelistet. Die Addons können im Rahmen der enthaltenen Addon-Anzahl in Ihrem Vertrag jederzeit getauscht werden. Hierzu genügt das An- und Abwählen des jeweiligen Hakens. Wie viele Addons bereits gewählt wurden und wie viele noch möglich sind entnehmen Sie der Anzeige am oberen rechten Rand.


Loslegen als Admin

Als Admin verfügen Sie über alle Möglichkeiten Ihr Asset Hoshi System anzupassen. Eine Ausnahme stellen die allgemeinen System-Verwaltungsaufgaben dar. Diese sind ausschließlich dem Owner vorbehalten.
Ihre Rolle berechtigt Sie die allgemeinen Einstellungen einzusehen, um beispielsweise Accounts für Ihre Mitarbeiter anzulegen. Klicken Sie dazu in den allgemeinen Einstellungen auf Benutzerverwaltung.

Um die Accounts in ihrem Asset Hoshi anzupassen gehen Sie in den allgemeinen Einstellungen auf Nutzerverwaltung
Die Nutzerverwaltung mit der Möglichkeit neue Nutzer hinzuzufügen

In der Benutzerverwaltung erhalten Sie eine Übersicht aller Nutzer in Ihrem System. Dabei sehen Sie auf einen Blick welche E-Mail Adresse ein Nutzer besitzt, dessen Rolle innerhalb des Systems sowie die allgemeine Ordnerrolle. Die Rollen/Rechte können dabei über das Kontextmenü angepasst werden. Die E-Mail Adresse eines Nutzers ist fix und kann nicht geändert werden. Aus der Übersicht geht ebenfalls hervor, ob der Account eines Nutzers aktiv oder inaktiv ist. Auch dies können Sie, in Ihrer Roller als Admin, anpassen. Wird ein Nutzer deaktiviert, so kann er sich nicht mehr im System anmelden. Eine einfache Methode einen Nutzer aus Ihrem System zu streichen, sollte dieser beispielsweise vorübergehend aus Ihrem Unternehmen ausscheiden.

Kontextmenü, um einen neuen Account anzulegen
Über die Ordnerrechte lassen sich die Rechte für jeden Ordner einzeln anpassen

Über den Plus-Button in der Menüleiste haben Sie die Möglichkeit einen neuen Nutzer anzulegen. Neben den allgemeinen Informationen geben Sie die Rolle an, die Ihr Nutzer erhalten soll. Bei den Rollen stehen „Admin“ und „Maintainer“ „None“ zur Auswahl. Ein Maintainer hat im Gegensatz zum Admin keinen Zugriff auf die allgemeinen Einstellungen. Er kann Ordner erstellen und besitzt alle Optionen innerhalb eines Ordners. Wählen Sie „None“ als Rolle aus, so erhält der Nutzer keine Rolle. Ihm kann trotzdem eine allgemeine Ordnerrolle zugewiesen werden. Allgemein gilt: Die Rolle „überschreibt“ die Ordnerrolle. Das bedeutet: Erhält ein Nutzer die Rolle „Maintainer“, so ist es egal, welche Ordnerrolle ihm zugewiesen wird, da er durch seine Rolle alle Rechte für jeden Ordner inne hat.
Bei den Ordner-Rollen stehen „None“ , „Reader“, „Writer, „Editor“, „Admin“ und „Owner“ zur Auswahl. Mit der Rolle „None“ besitzt der Nutzer nahezu keine Möglichkeiten im System. Ein Reader kann Ordner öffnen und Elemente downloaden. Als Writer können Sie zusätzlich Elemente initial hochladen und erstmalig die Formulardaten bearbeiten. Besitzen Sie die Rolle Editor können Sie darüber hinaus Elemente jederzeit bearbeiten, veröffentlichen, teilen und in andere Ordner verschieben. Ein Admin kann die Ordner-Einstellungen über das Ordnermenü bearbeiten. Nur mit der Ordner-Rolle „Owner“ können Sie einen Ordner löschen und das Ordner-Ownership übertragen.

Verwaltung der Bildgrößen über das Menü

Eine weitere Ihrer Aufgaben besteht im Anlegen und Verwalten der Bildgrößen. Das sind vordefinierte Werte in denen Sie ihre Bilder herunterladen, veröffentlichen oder teilen können. So muss ein Bild zur Weiterverwendung nicht erst zugeschnitten werden. Es genügt die Bildgröße über das Menü anzulegen und den entsprechenden Wert, beispielsweise beim Download, anzuklicken. Das ist besonders nützlich wenn Sie ein bestimmtes Bildformat regelmäßig benötigen. Beim Anlegen einer Bildgröße geben Sie an, ob ein Bild zugeschnitten werden soll oder nicht. Ist Zuschneiden aktiviert so wird das Bild in das entsprechende Verhältnis gebracht, wenn es ein anderes Verhältnis als die gewünschte Bildgröße besitzt. Soll eine Bildgröße nicht zuschneiden, so wird das Seitenverhältnis des ursprünglichen Bildes beibehalten und ausschließlich verkleinert. Die Pixelwerte können in diesem Fall jedoch von den gewünschten Werten abweichen.

Verwaltung der Orderntypen

Jedem Ordner im Asset Hoshi ist ein Ordnertyp zugewiesen. Die Ordnertypen können Sie ebenfalls über die allgemeinen Einstellungen verwalten. Über den Ordnertyp werden, im Anschluss, ein oder mehrere Formulare dem Ordnertyp zugewiesen. Dadurch erhält jedes Element in einem Ordner die entsprechenden Formulare, die durch den Ordnertypen definiert sind. In der Ordnertypen-Ansicht erhalten Sie eine Übersicht der bestehenden Ordnertypen und der zugehörigen Ordner.

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Formularübersicht
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Menü zur Formularerstellung (links) und die Sidebar (rechts), um ein Formularfeld einzurichten

Über den Formular-Builder können Sie individuelle Formulare ganz nach Ihren Wünschen und Anforderungen zusammenstellen. Ein Formular besteht aus mehreren Felder. Dabei unterstützt der Asset Hoshi verschiedene Feldtypen. Das reicht von einem einfachen Textfeld, über Radiobuttons, Checkboxen oder Auswahlfeldern bis hin zu einem Datumspicker. Zu den Feldern kann jeweils über das Label eine Beschriftung hinzugefügt werden. Des Weiteren ist es möglich ein Feld als Pflichtfeld zu deklarieren. Die Felder können flexibel angeordnet und nachträglich bearbeitet werden. Beispiele für Felder könnten Name, Beschreibung, Quelle oder eine Referenznummer sein, die sie zu Ihren Elementen hinzufügen.
Über das Beschriftungsfeld wird festgelegt, welches Feld angezeigt werden soll, wenn man in der Elementübersicht eines Ordners über das jeweilige Element fährt. Dafür eignet sich ein Textfeld. Über das AI Beschriftungsfeld wird definiert, ob und welches Feld automatisch durch das AI-Tagging ausgefüllt werden soll.
Wie bereits im Bereich Ordnertypen geschildert werden die Formulare zu Ordnertypen hinzugefügt um festzulegen in welchem Ordner das Formular zum Einsatz kommt. Ein Ordnertyp kann dabei mehrere Formulare beinhalten.


Loslegen als Maintainer/Editor

Dieser Abschnitt richtet sich an Nutzer, die entweder eine Maintainer-Rolle haben oder zumindest die Standard-Ordnerrolle Editor besitzen. Ein Maintainer kann zusätzlich Ordner anlegen. Besitzt ein Nutzer keine Rolle sondern nur eine Ordnerrolle, so hat er ausschließlich Rechte innerhalb eines Ordners.

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Kontextmenü zur Erstellung eines Ordners (mind. Rolle Maintainer erforderlich)

Um einen Ordner zu öffnen gibt es im Asset Hoshi zwei verschiedene Methoden. Sie können den Ordnerinhalt über das Kontextmenü mit dem Menüpunkt „Ansehen“ erreichen. Noch einfacher geht es, wenn Sie einen Doppelklick auf den entsprechenden Ordner machen – ähnlich wie Sie es von der Navigation Ihres PCs oder Macs gewohnt sind.

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Elemente hochladen. Einzeln oder über Drag-and-Drop

Möchten Sie neue Elemente in einen Ordner hochladen, so gibt es zwei Möglichkeiten: Mit dem Plus-Button können Sie ein einzelnes Element auswählen, das Formular direkt ausfüllen und speichern. Beabsichtigen Sie eine ganze Reihe von Elementen auf einmal hochzuladen bietet sich die Drag-and-Drop-Funktion an. Legen Sie einfach Ihre Elemente auf die kleine Leiste unterhalb der eigentlichen Ordner-Menüleiste. Die Formulare können Sie dann, im Anschluss, bearbeiten. (Mehrere Formulare eines Elemente gleichzeitig auszufüllen ist aktuell noch nicht möglich, befindet sich allerdings in Planung.)
Ist das Addon AI-Tagging aktiviert, so werden die Elemente nach dem Hochladen automatisch mit Tags und einer AI-Beschreibung versehen. Das kann einen Moment dauern, sollte aber nach wenigen Sekunden in das Formular eingetragen sein.

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Detailansicht eines Elements

Die Detailansicht eines Elementes besteht aus zwei Spalten. In der linken Spalte befindet sich das Formular mit den Tags. Haben Sie das AI-Tagging-Addon aktiviert werden die Tags automatisch hinzugefügt. Natürlich können diese nachträglich noch selbst bearbeitet werden. Mit dem X-Button können Sie einen Tag löschen. Mit einem Klick auf „Einen Tag hinzufügen“ können Sie ihren eigenen Tag angeben und mit der Entertaste bestätigen.
In der Spalte auf der rechten Seite finden Sie neben der Bildvorschau weitere Informationstafeln, die Sie ausklappen können. Voraussetzung ist, dass das jeweilige Addon in Ihrem Asset Hoshi durch den Owner aktiviert wurde. So kann der Aufnahmeort auf einer Karte angezeigt werden. Darüber hinaus können gezielte Downloadstatistiken genauso wie Metainformationen zum Element eingesehen werden. Die Metadaten beinhalten, neben allgemein bekannten Informationen wie Format und Größe, Informationen u.A. über das Farbprofil, den Farbraum, Kamerainformationen und GPS-Daten (Langitude/Longitude). Die Metadaten können beispielsweise zur weiteren Bearbeitung für Ihren Designer hilfreich sein.

Buttons auf dem Element

Auf dem Element sind sowohl in der Grid-Übersicht als auch in der Detailansicht Buttons platziert mit denen verschiedene Aktionen ausgeführt werden können. Immer zu sehen ist der Download-Button mit dem Sie das Element in einer der vordefinierten Bildgrößen herunterladen können. Die weiteren Aktionen verbergen sich im Kontextmenü mit den drei Punkten. Damit wird zum Beispiel ermöglicht einzelne Elemente zu veröffentlichen.

Kontextmenü auf einem Element
Der Veröffentlichen-Button. Sichtbar wenn ein Element veröffentlicht wurde
Kontextmenü mit Link zum veröffentlichten Element

Wird im Kontextmenü ein Bild veröffentlicht, so erscheint ein weiterer Button neben dem Download-Button. Mit diesem Veröffentlichen-Button können Sie ein einzelnes Element über einen Link freigeben. Ähnlich dem Download wird auch beim Veröffentlichen eine Bildgröße ausgewählt. Jeder, der den Link besitzt kann auf das Bild zugreifen. Damit kann ein einzelnes Bild schnell und einfach geteilt oder auf einer Webseite eingebunden werden.
Eine Veröffentlichung kann jederzeit Rückgängig gemacht werden. Der Link wird somit wertlos, da das entsprechende Element nicht mehr erreicht werden kann.

Ein ausgewähltes Element erhält ein Check-Icon

Möchten Sie mehrere Elemente veröffentlichen, so bietet es sich an diese mit der Mehrfachauswahl zu markieren und diese auf einmal freizugeben. Um ein Element in der Grid-Ansicht auszuwählen müssen Sie mit gedrückter Strg-Taste (Windows) oder cmd-Taste(Mac) mit der linken Maustaste auf das Element klicken. Das Element wird durch ein Check-Icon als ausgewählt markiert.
Mit der Auswahl ist es nicht nur möglich mehrere Elemente gleichzeitig freizugeben. Mehrere Elemente können ebenfalls gelöscht oder verschoben werden. Wählen Sie dazu den Papierkorb in der Ordner-Menüleiste aus oder „Verschieben“ aus dem Kontextmenü.

Geteilte Bilder ansehen und verwalten im Kontextmenü
Seitenleiste für geteilte Inhalte

Die Funktion zur Auswahl mehrerer Elemente ist auch beim Teilen von Bildern zu verwenden. Möchten Sie Bilder per E-Mail teilen statt einzelne Links zu veröffentlichen können Sie dies über den entsprechenden Punkt im Kontextmenü auswählen. Ist das Addon aktiviert, so öffnet sich eine Seitenleiste mit der Sie ihre bisherigen geteilten Inhalte ansehen und verwalten können. Das Teilen neuer Inhalte ist über den Plus-Button möglich. Dabei können Bilder direkt mit mehreren E-Mail Empfängern geteilt werden. Eine Besonderheit beim Teilen ist die Vergabe eines Gültigkeitsdatums. Ist das Datum überschritten, so ist der Link, der in der E-Mail mitgesendet wird, nicht mehr gültig. Dadurch behalten Sie die Kontrolle, wie lange Sie jemandem die Inhalte zur Verfügung stellen wollen. Der Link in der E-Mail lädt einen zip-Ordner mit den entsprechenden Bildern in der ausgewählten Größe herunter.


Feedback

Der Feedback-Button

Sie möchten uns etwas mitteilen? Haben Fragen, Anregungen oder Kritik? Dann nutzen Sie den Feedback-Button im Asset Hoshi und schreiben Sie unserem Support-Team eine kurze Nachricht. Der Feedback-Button ist für jede Rolle zu sehen. Er befindet sich in der rechten unteren Ecke und leitet Sie direkt zu Ihrem E-Mail Programm.